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股份有限公司资产托管部档案及印章管理操作规程.docx 16页

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证券股份有限公司资产托管部档案及印章管理操作规程 第一章 总则 第一条 为加强xx证券股份有限公司(以下简称“xx证券”或“公司”) 资产托管部的档案及印章管理,规范业务操作,有效防范和控制业务风险,依据《证券法》、《公司法》、《合伙企业法》、《证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《证券公司内部控制指引》、《基金业务外包服务指引(试行)》及其他法律法规和公司相关制度的规定,制定本操作规程。 第二条 本操作规程所指的业务档案是指资产托管部开展业务活动的重要法律文本(托管协议、私募基金业务外包服务协议、各类子协议或补充协议、操作备忘录等)、投资指令、会计凭证、账册和报表、交易记录、开/销户资料、预留印鉴、信息报告等重要文件资料。 第三条 资产托管部应当根据法律法规的规定,建立健全部门业务档案管理制度,指定专人负责档案管理事务,妥善保管业务档案。 第四条 业务档案文件应当按照分类保存,并建立专人负责的登记、调阅、变更、移交、销毁手续。重要文件的保管期限按照有关规定和公司要求执行。 第五条 资产托管部人员应当严格做好业务资料相关信息的保密工作,不得向任何机构或个人泄露相关信息和资料,法律法规规定和合同协议另有约定的除外。 第六条 资产托管部印章包括部门专用章、业务专用章、开立外包业务专户和托管业务专户专用的预留印鉴等。 第七条 资产托管部应当指定专人管理印章,并建立正式的印章领用、审批、使用、登记、移交、销毁等手续。 第二章 会计档案管理 第八条 会计档案是指估值与会计核算过程中取得或产生的原始凭证、记账凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映产品运作的重要史料和证据,包括起始运作通知书、管理人指令及其相应支持性文档、会计凭证、投资合同复印件、票据复印件、对账记录、估值表、会计报表等。 第一节 会计档案的装订 第九条 原始凭证应按时进行打印和装订,定期整理。原始凭证所提供的会计信息应当与系统中的记账凭证相一致。 第十条 月末时,估值核算岗(经办)将各产品会计凭证、估值表、会计报表进行归档,由估值核算岗(复核)进行核对。 整理后的会计档案须于次月月底前归档完毕,按年装订。装订前,要检查凭证、文件张数,发现不符合或手续不全时,应更正补齐后才能装订。 会计档案装订按编号顺序排列。装订时要求排列整齐,另加封面、封底,装订牢固。封面上要填明起止日期、产品名称、会计资料名称、卷号等,并由经办人员和复核人员盖章确认。 第二节 会计档案的保管 第十一条 估值核算岗负责将会计档案归档,并保管于资产托管室内上锁的 文件柜中,同时维护《资产托管部档案保管清册》(附件一)。装订成册的档案,不得随便拆开。由于特殊原因需取出档案时,须经资产托管部负责人批准。 第十二条 对调阅的重要文件档案,资产托管部设置《重要文件调阅登记簿》 (附件二)详细登记调阅日期、调阅人、调阅理由、归还日期等。资产托管部内部人员调阅,需经估值核算岗同意;公司其他部门或外部人员调阅,需要提交书面申请并经资产托管部负责人批准。估值核算岗应当对调阅的重要文件及时督促归还。未经批准,调阅人员不得将文件携带外出,不得擅自摘录有关数字。遇特殊情况需要影印复制文件的,应当经资产托管部负责人批准,在《重要文件调阅登记簿》内详细记录文件影印复制的情况。 第十三条 每年初,估值核算岗将上一年的会计档案资料移交给综合管理岗保管。综合管理岗根据需要为上一年会计档案办理入库手续,将会计档案移送公司指定的库房进行保管。移交公司库房后如需查询的,由查询人提交查询申请至资产托管部负责人批准。资产托管部负责人批准后,综合管理岗陪同前往库房查询。 第三节 会计档案的销毁 第十四条 保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁: 估值核算岗提出销毁申请,编制《资产托管部档案销毁申请表》(附件三),列明销毁会计档案的起止日期、产品名称、会计资料名称、卷号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 资产托管部负责人在《资产托管部档案销毁申请表》上签署意见。 稽核监控岗负责监销会计档案。在销毁会计档案前,稽核监控岗按照《资产托管部档案销毁申请表》所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,稽核监控岗在《资产托管部档案销毁申请表》上签名盖章,并将监销情况报告资产托管部负责人。 第十五条 保管期满但未结清的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证, 不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在《资产托管部档案保管清册》和《资产托管部档案销毁申请表》中列明。 档案的保管期限参见附件四。 第四节 会计档案的清查 第十六条 稽核监控岗定期抽查会计档案的保管情况。如发现任何文件损坏、缺失的,应报告资产托管部负责人并督促档案保

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